Datenschutzinformationen

Verantwortlicher für die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:

avency GmbH
Hauptstraße 108
48346 Ostbevern
Deutschland

Telefon: +49 2532 9509-0
E-Mail: info@avency.de
Website: www.avency.de

Unseren Datenschutzbeauftragten erreichen Sie unter:

Privates Institut für Qualität und Innovation GmbH
Niedensteinsweg 8
59846 Sundern
E-Mail: datenschutz@avency.de

Sie können sich mit allen Fragen zum Datenschutz sowie zur Ausübung Ihrer Rechte jederzeit an unseren Datenschutzbeauftragten wenden.

Wenn Sie sich über unsere Website zu einer Veranstaltung anmelden, verarbeiten wir die von Ihnen im Anmeldeformular mitgeteilten Daten. Dies sind insbesondere:

• Vorname und Nachname,
• E-Mail-Adresse,
• Arbeitgeber bzw. Unternehmen,
• gegebenenfalls weitere freiwillige Angaben, sofern diese im Anmeldeformular vorgesehen sind,
• Informationen zur Anmeldung, beispielsweise Zeitpunkt der Anmeldung, ausgewählte Veranstaltung und Kommunikationshistorie.

Daneben verarbeiten wir bei der Nutzung unserer Website technische Daten. Hierzu können insbesondere IP-Adresse, Datum und Uhrzeit des Zugriffs, aufgerufene Seiten, Browsertyp, Betriebssystem sowie Referrer-URL gehören.

Wir verarbeiten Ihre Daten, um

• Ihre Anmeldung zu der jeweiligen Veranstaltung entgegenzunehmen und zu verwalten,
• Ihre Teilnahme organisatorisch vorzubereiten und durchzuführen,
• mit Ihnen vor, während und nach der Veranstaltung zu kommunizieren, etwa bei organisatorischen Hinweisen, Terminänderungen oder Zugangsinformationen,
• Teilnehmerlisten und Namensschilder zu erstellen, soweit dies für die Durchführung der Veranstaltung vorgesehen ist,
• die Veranstaltung nachzubereiten, beispielsweise durch die Übermittlung angeforderter Veranstaltungsunterlagen oder die Bearbeitung von Rückfragen,
• unsere internen Prozesse, die Dokumentation und die IT-Sicherheit zu gewährleisten,
• gesetzliche Aufbewahrungs-, Nachweis- und Rechenschaftspflichten zu erfüllen.

Eine Nutzung Ihrer Daten für werbliche E-Mail-Kommunikation erfolgt im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben; Einzelheiten finden Sie in Abschnitt 11. Darüber hinaus erfolgt eine werbliche Ansprache auf Grundlage einer gesonderten Einwilligung, sofern Sie eine solche erteilt haben.

Die Verarbeitung Ihrer Daten zur Bearbeitung und Durchführung Ihrer Anmeldung erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Verarbeitung für die Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen oder eines Vertragsverhältnisses erforderlich ist.

Soweit die Verarbeitung zur Organisation, Durchführung, Nachbereitung und Absicherung unserer Veranstaltungen erforderlich ist und keine vertragliche Grundlage einschlägig ist, erfolgt sie auf Grundlage unseres berechtigten Interesses gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt in der professionellen Planung, Durchführung und Dokumentation unserer Veranstaltungen sowie in der Sicherstellung einer angemessenen Kommunikation mit den Teilnehmenden.

Soweit wir gesetzlich zur Verarbeitung verpflichtet sind, erfolgt diese auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO.

Sofern wir Sie um eine Einwilligung bitten – etwa für Foto-, Video- und Tonaufnahmen, für die Weitergabe Ihrer Daten an Partner oder für optionale Kommunikationszwecke –, erfolgt die Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Eine erteilte Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Die Angaben zu Vorname, Nachname und E-Mail-Adresse sind für die Bearbeitung und Durchführung Ihrer Anmeldung erforderlich. Ohne diese Angaben können wir Ihre Anmeldung nicht bearbeiten oder Ihnen keine Informationen zur Veranstaltung übermitteln. Die Angabe Ihres Arbeitgebers bzw. Unternehmens ist ebenfalls erforderlich, da wir diese für Teilnehmerlisten und Namensschilder benötigen. Alle weiteren Angaben im Anmeldeformular sind freiwillig; ihre Nichtbereitstellung hat keine Auswirkungen auf Ihre Teilnahme.

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Organisation, Durchführung und Nachbereitung der jeweiligen Veranstaltung benötigen.

Wir setzen zudem Dienstleister ein, die uns bei der Durchführung unserer Veranstaltungen und dem Betrieb unserer IT-Systeme unterstützen. Soweit diese Dienstleister personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, erfolgt dies auf Grundlage eines Vertrags über Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO.

Zu den Kategorien von Empfängern gehören insbesondere:

• Hosting- und IT-Dienstleister für den Betrieb der Anmeldeseite und der Serverinfrastruktur,
• Microsoft Ireland Operations Limited bzw. Microsoft-Unternehmen für die Bereitstellung von Microsoft 365, insbesondere Outlook und weitere Microsoft Anwendungen,
• HubSpot für die Verwaltung von Kontakt- und Veranstaltungsdaten im CRM-System,
• Brevo für den Versand von E-Mails,
• Druckereien und sonstige Dienstleister, soweit diese beispielsweise Namensschilder, Teilnehmerunterlagen oder sonstige veranstaltungsbezogene Drucksachen erstellen,
• gegebenenfalls weitere Dienstleister für die technische und organisatorische Durchführung der Veranstaltung.

Personenbezogene Daten werden nur in dem Umfang weitergegeben, wie dies für den jeweiligen Zweck erforderlich ist.

Wenn Sie im Anmeldeformular der Datenweitergabe zugestimmt haben, übermitteln wir Ihre Daten (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Unternehmen) an die in der Agenda und auf der Webseite gelisteten Partner. Die Datenübermittlung erfolgt zum Zweck der Abrechnung von Sponsorengeldern.

Diese Partner dürfen Sie per E-Mail zu Produktinformationen und Angeboten kontaktieren. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Die Einwilligung ist freiwillig und keine Bedingung für die Teilnahme an der Veranstaltung. Sie können sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, z. B. per E-Mail an datenschutz@avency.de. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt hiervon unberührt.

Bitte beachten Sie: Die Weitergabe-Einwilligung berechtigt uns nur zur Übermittlung Ihrer Daten an die genannten Partner. Wenn ein Partner Sie werblich per E-Mail kontaktieren möchte, benötigt er eine eigene Einwilligung von Ihnen, die er selbst einholen muss.

Bei der Nutzung einzelner Dienstleister kann nicht ausgeschlossen werden, dass personenbezogene Daten in Staaten außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums ("Drittländer") übermittelt werden oder dort ein Zugriff erfolgen kann.

Bei Microsoft und HubSpot handelt es sich um Unternehmen mit Konzerngesellschaften in den USA. Soweit eine Übermittlung in die USA stattfindet, erfolgt diese auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO, sofern der jeweilige Empfänger unter diesem Rahmen zertifiziert ist. Ergänzend bzw. soweit keine Zertifizierung besteht, stellen wir ein angemessenes Datenschutzniveau durch die von der Europäischen Kommission verabschiedeten Standardvertragsklauseln gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO sowie gegebenenfalls ergänzende technische und organisatorische Maßnahmen sicher.

Brevo verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der von uns konfigurierten Leistungen innerhalb der Europäischen Union.

Wir speichern Ihre personenbezogenen Daten nur so lange, wie dies für die Bearbeitung Ihrer Anmeldung, die Durchführung und Nachbereitung der Veranstaltung sowie die Erfüllung gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Ihre Anmeldedaten werden grundsätzlich zwölf Monate nach Durchführung der Veranstaltung gelöscht oder anonymisiert, sofern keine weitere Aufbewahrung erforderlich ist.

Eine längere Speicherung kann insbesondere erforderlich sein,

• wenn gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen,
• zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen,
• wenn Sie in eine weitergehende Speicherung eingewilligt haben,
• wenn eine fortlaufende Geschäftsbeziehung besteht und die Speicherung für deren Betreuung erforderlich ist.

Daten, die wir für werbliche E-Mail-Kommunikation im Wege des Opt-out-Verfahrens nutzen, speichern wir bis zu Ihrem Widerspruch. Nach Widerspruch können wir Ihre EMail-Adresse in einer Sperrliste speichern, soweit dies erforderlich ist, um Ihren Widerspruch dauerhaft zu berücksichtigen.

Wir nutzen die E-Mail-Adresse, die Sie uns im Rahmen Ihrer Anmeldung mitteilen, um Ihnen Informationen zu unseren eigenen ähnlichen Veranstaltungen, Leistungen und Themen rund um IT, Digitalisierung und Sicherheit zuzusenden. Unsere Kommunikation richtet sich an ein fachliches, überwiegend geschäftliches Publikum.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Direktwerbung) in Verbindung mit § 7 Abs. 3 UWG, soweit wir Ihre E-Mail-Adresse im Zusammenhang mit dem Verkauf einer Ware oder Dienstleistung erhalten haben. Im Übrigen stützen wir die werbliche Ansprache auf Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO in Verbindung mit § 7 Abs. 2 UWG, soweit die Werbung bei einem fachlichen Publikum keine vergleichbare Belästigung darstellt. Unser berechtigtes Interesse liegt in der Information unserer Veranstaltungsteilnehmer und Geschäftskontakte über verwandte Angebote.

Wir weisen Sie bei der Erhebung Ihrer E-Mail-Adresse sowie in jeder werblichen E-Mail auf Ihr Widerspruchsrecht hin. Sie können der Verwendung Ihrer E-Mail-Adresse für werbliche Zwecke jederzeit widersprechen, ohne dass hierfür andere als die Übermittlungskosten nach den Basistarifen entstehen – beispielsweise über den Abmeldelink in jeder E-Mail oder durch Nachricht an datenschutz@avency.de. Nach Ihrem Widerspruch verwenden wir Ihre E-Mail-Adresse nicht mehr für werbliche Zwecke. Der Versand erfolgt über den Dienstleister Brevo, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen ist. Die Datenschutzhinweise von Brevo finden Sie unter: https://www.brevo.com/de/legal/privacypolicy/

Soweit Sie uns eine gesonderte Einwilligung in weitergehende werbliche Kommunikation erteilt haben, erfolgt die Verarbeitung insoweit auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; Ihre Einwilligung können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

Im Rahmen unserer Veranstaltungen können Foto-, Video- und Tonaufnahmen erstellt werden. Diese Aufnahmen dienen insbesondere der Dokumentation der Veranstaltung sowie unserer Öffentlichkeitsarbeit und Unternehmenskommunikation.

Soweit Sie hierzu im Rahmen der Anmeldung eine gesonderte Einwilligung erteilen, verarbeiten wir Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar abgebildet oder hörbar sind, für folgende Zwecke:

• Veröffentlichung auf unseren Websites und Online-Angeboten,
• Veröffentlichung in unseren Social-Media-Auftritten,
• Veröffentlichung in Printmedien, beispielsweise Broschüren, Flyern, Veranstaltungsrückblicken oder Presseunterlagen,
• Nutzung in Präsentationen, Vorträgen und sonstigen Kommunikationsmaßnahmen der avency GmbH,
• Speicherung in unserem Medienarchiv zur Dokumentation und für künftige Berichterstattung über unsere Veranstaltungen.

Die Erstellung der Aufnahmen erfolgt durch ContentYou aus Münster. Soweit der Dienstleister die Aufnahmen ausschließlich nach unseren Weisungen verarbeitet, wurde ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO geschlossen. Eine Veröffentlichung kann zudem durch Dienstleister erfolgen, die uns bei Webhosting, Print, Social Media oder sonstiger Unternehmenskommunikation unterstützen.

Rechtsgrundlage für die Anfertigung und Veröffentlichung von Aufnahmen, auf denen Sie erkennbar abgebildet oder hörbar sind, ist Ihre freiwillige Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie, soweit einschlägig, § 22 Kunsturhebergesetz (KUG).

Ihre Einwilligung ist freiwillig. Die Teilnahme an der Veranstaltung ist nicht davon abhängig, dass Sie in Foto-, Video- oder Tonaufnahmen einwilligen. Wenn Sie keine Einwilligung erteilen, informieren Sie uns bitte bei der Anmeldung oder vor Ort. Wir berücksichtigen dies bei der Planung und Durchführung der Aufnahmen, soweit dies organisatorisch möglich ist.

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Bitte wenden Sie sich hierfür an datenschutz@avency.de. Nach Eingang des Widerrufs verwenden wir die betreffenden Aufnahmen grundsätzlich nicht mehr für neue Veröffentlichungen und entfernen sie – soweit technisch und organisatorisch möglich – aus unseren eigenen digitalen Angeboten.

Bitte beachten Sie, dass ein Widerruf keine Auswirkungen auf die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung hat. Bereits gedruckte Medien können regelmäßig nicht zurückgerufen oder nachträglich verändert werden. Bei Veröffentlichungen auf Social-Media-Plattformen und anderen externen Angeboten kann eine vollständige Entfernung oder Verhinderung weiterer Verbreitung, insbesondere durch Dritte, nicht in jedem Fall gewährleistet werden.

Die Aufnahmen werden grundsätzlich bis zum Widerruf gespeichert. Eine längere Speicherung kann erfolgen, soweit dies für die Dokumentation der Unternehmensgeschichte, die Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen oder aufgrund gesetzlicher Pflichten erforderlich ist.

Bei einer Veröffentlichung über Social-Media-Plattformen kann eine Datenverarbeitung auch außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums erfolgen. Weitere Informationen hierzu finden Sie in den Datenschutzhinweisen der jeweiligen Plattformen sowie in Abschnitt 9 dieser Datenschutzinformation.

Auf dieser Website verlinken wir auf den Dienst Google Maps, um Ihnen die Anfahrt zu unseren Veranstaltungsorten und die Lage von Hotels zu erleichtern. Anbieterin ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland; eine Verarbeitung kann auch durch die Google LLC, USA, erfolgen.

Es handelt sich um einen einfachen externen Link. Beim Anklicken des Links verlassen Sie unsere Website; erst dann werden Daten an Google übertragen. Wir haben keinen Einfluss auf die Verarbeitung Ihrer Daten durch Google. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung durch Google ist deren eigene Datenschutzerklärung. Soweit dabei Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der Europäischen Kommission zum EU-US Data Privacy Framework gemäß Art. 45 DSGVO; Google LLC ist unter diesem Rahmen zertifiziert. Weitere Informationen finden Sie in den Datenschutzhinweisen von Google.

Beim Besuch dieser Website können Cookies und vergleichbare Technologien eingesetzt werden. Technisch erforderliche Cookies setzen wir auf Grundlage von § 25 Abs. 2 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO ein; sie sind für den Betrieb der Seite und des Anmeldeformulars erforderlich. Statistik- oder Marketing-Cookies erfolgen nur mit Ihrer Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, die Sie über unser Consent-Tool erteilen. Sie können Ihre Auswahl jederzeit über das Consent-Tool ändern oder widerrufen.

Sie haben – unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen – folgende Rechte:

• Auskunft über die von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten, Art. 15 DSGVO,
• Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten, Art. 16 DSGVO,
• Löschung Ihrer Daten, Art. 17 DSGVO,
• Einschränkung der Verarbeitung, Art. 18 DSGVO,
• Datenübertragbarkeit, Art. 20 DSGVO,
• Widerspruch gegen Datenverarbeitungen, die auf Art. 6 Abs. 1 lit. e oder lit. f DSGVO beruhen, Art. 21 DSGVO,
• Widerruf einer Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft, Art. 7 Abs. 3 DSGVO.

Widerspruchsrecht: Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO verarbeiten, können Sie aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen diese Verarbeitung einlegen. Wir werden Ihre Daten dann nicht weiterverarbeiten, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Der Verarbeitung Ihrer Daten für Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine Nachricht an datenschutz@avency.de.

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten gegen Datenschutzrecht verstößt.

Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen
Kavalleriestraße 2–4
40213 Düsseldorf
Website: https://www.ldi.nrw.de

Wir treffen geeignete technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre personenbezogenen Daten gegen Verlust, Missbrauch, unbefugten Zugriff, Offenlegung, Veränderung oder Zerstörung zu schützen. Die Übertragung von Daten über das Anmeldeformular erfolgt verschlüsselt.